Come scrivere una lettera di reclamo a un'azienda?

Comemli

New member
Scrivere una lettera di reclamo è qualcosa che la maggior parte delle persone deve fare ad un certo punto della loro vita. Questo articolo di wikiHow mostrerà a un'azienda come scrivere una lettera di reclamo.


Invia la tua lettera al servizio clienti. Quando si scrive una lettera di reclamo, inoltrare il reclamo al servizio clienti per aumentare le possibilità di ottenere un risultato. Il servizio clienti è abituato a gestire i reclami e la lettera sarà probabilmente gestita in modo efficiente ed efficace.
Prova a trovare il nome del responsabile o del gestore del servizio clienti e inoltralo personalmente. Inizia la tua lettera con l' indirizzo del signor e poi il nome della persona. Se non riesci a trovare il nome del responsabile del servizio clienti, scrivi semplicemente Mr. Authorized .
Puoi trovare l'indirizzo del servizio clienti sul sito Web dell'azienda, sul materiale promozionale o pubblicitario dell'azienda o sulla confezione o sull'etichetta del prodotto.

Vieni presto alla ragione della tua lettera. La prima riga della sua lettera dovrebbe spiegare chiaramente perché ha scritto la lettera e quale sia stata esattamente la sua lamentela. Fornisci quante più informazioni possibili sull'evento, insieme ai numeri di serie o di modello pertinenti, nonché la data, l'ora e il luogo dell'acquisto o del servizio.
La persona che leggerà la lettera dovrebbe essere in grado di comprendere lo scopo della lettera in meno di cinque secondi, quindi evita voci lunghe e improprie.
Dopo la frase di apertura, puoi fornire maggiori dettagli o spiegazioni sulla situazione, ma è necessario attirare l'attenzione sul reclamo nella prima riga il più brevemente possibile.
Ad esempio, la frase di apertura potrebbe essere: "Vorrei esprimere la mia lamentela riguardo all'asciugacapelli danneggiato che ho acquistato il 15 luglio dalla filiale della tua azienda a Etiler, First Street".


Specifica in particolare quale risultato o soluzione ti soddisferà. Se si desidera uno scambio di prodotti, un rimborso, una riparazione o altri compensi, chiarire nel secondo paragrafo. Questo impedisce al destinatario di inviarti una lettera pronta o una risposta standard e dà al destinatario qualcosa su cui lavorare.
Cerca di essere il più costruttivo possibile nei tuoi commenti, suggerisci qualcosa che migliorerà il processo e continuerà il tuo rapporto con l'azienda.

Se dichiari che stai pianificando di ottenere il tuo bisogno altrove richiedendo un rimborso o un altro risarcimento, l'altra parte avrà poca volontà di provare a risolvere il problema. [uno]
Se vuoi che la società risolva un problema più grande, menzionalo nella tua lettera, ma tieni presente che qualcosa di simile può richiedere del tempo.
Minacce legali al primo contatto. In definitiva, questa potrebbe essere la soluzione di cui hai bisogno, ma prima invia la lettera di reclamo e attendi una risposta.


Includi copie dei documenti giustificativi. Questi potrebbero essere ricevute, documenti di garanzia, impegni, copie degli assegni inviati e foto o video, se del caso. Tutti i documenti devono essere inclusi nella lettera.
Assicurarsi di inviare copie dei documenti originali, non originali . Pertanto, quando è necessario fornire prove a qualcun altro, queste informazioni importanti non vanno perse.
Inoltre, assicurati di includere esattamente i materiali che hai incluso nella lettera. Ad esempio: "Una copia della copia originale della fattura, una copia del documento di garanzia dell'asciugacapelli e il numero di serie sono allegati."


Concedi loro un certo periodo di tempo per risolvere il problema. È utile specificare l'intervallo di tempo in cui si desidera risolvere il problema. Questo ti darà tranquillità e aiuterà l'argomento a raggiungere una rapida conclusione.
Dare un certo periodo di tempo evita anche una situazione in cui la tua lettera potrebbe essere persa o dimenticata, il che può portare a più stranezza e rabbia tra te e la compagnia. [9]
Assicurati che il tempo che dai sia ragionevole. Una settimana o due di solito è sufficiente, ma questo varierà a seconda dei tuoi desideri.

Termina la lettera in modo rispettoso. Ringrazia il tuo interlocutore per il loro aiuto e fai sapere loro come e quando possono contattarti per una soluzione al problema. Ciò renderà il loro lavoro molto più semplice e fornirà un risultato più efficiente per te.
Se hai iniziato la tua lettera con l'indirizzo "Caro", concludi la tua lettera con i migliori saluti . Stai lontano dalle parole di chiusura informali come "Saluti" o "Buon lavoro"

Sii educato. Potresti essere arrabbiato e avere ragione, ma essere scortesi metterà in difesa l'acquirente. Scrivi in tono rispettoso e fai commenti minacciosi, spigolosi o cinici, non importa quale. Indipendentemente da ciò, ricorda che la persona che legge la sua lettera non è direttamente responsabile e sarà molto più sensibile e desiderosa di soddisfare un cliente elegante, educato rispetto a un cliente arrabbiato e accusatorio.
Ricorda, la società che hai scritto probabilmente non ha problemi a gestirti. La maggior parte delle aziende si preoccupa della soddisfazione del cliente.
Invece di supporre che l'altra parte sia piena di intenti maliziosi, avrai molto più successo se ti comporti come qualcuno che vuole aiutarti.
Non scrivere quando sei arrabbiato. Aspetta di essere calmo per scrivere la tua lettera. Oppure, se vuoi, scrivi la lettera per rabbia e attendi un giorno o due prima di inviarla. Molto probabilmente, vorrai riesprimere le tue frasi in un modo meno provocatorio.


Scrivi in modo conciso. I rappresentanti del servizio clienti possono ricevere centinaia di lettere al giorno, quindi è importante spiegare rapidamente il tuo meram non appena inizi a leggere per capire esattamente cosa stanno affrontando. Se la lettera è troppo lunga o dettagliata, la persona che legge la lettera tende a sfogliare rapidamente il contenuto e non ha un'idea chiara di quale sia il problema principale o la soluzione desiderata.
Evita dettagli o frasi non necessari.
Mantieni la tua lettera sotto una pagina o 200 parole.


Sii autorevole. Essere autoritario nella sua lettera dà il tono giusto e informa l'azienda che la sua denuncia dovrebbe essere presa sul serio. Ciò è particolarmente vero per i reclami più gravi che possono avere conseguenze economiche significative. [uno]
Essere autoritari comporta una serie di cose come la presentazione professionale della lettera, nonché la conoscenza della lingua utilizzata, i diritti e le responsabilità dell'azienda. [uno]
Tutto ciò fornisce la reputazione che influenzerà positivamente la risposta alla sua lettera.

Formatta la tua lettera in modo pulito e preciso. Come accennato in precedenza, la formattazione professionale della lettera può influire positivamente sul modo in cui viene percepito il reclamo. Scrivi il tuo nome, indirizzo e data nell'angolo in alto a destra, quindi aggiungi il nome o il titolo della persona che hai scritto con l'indirizzo dell'azienda a sinistra, proprio sopra la lettera.
Scrivi sempre la tua lettera sul computer; questo semplifica la lettura e sembra più pulito. Se devi scrivere la tua lettera manualmente, assicurati che il testo sia chiaro e leggibile, che non ci siano parole barrate o segni di inchiostro.
Distinti saluti , lascia uno spazio vuoto per la firma sotto il tuo indirizzo. Dovresti anche scrivere il tuo nome sotto questo campo per una facile lettura. [13]
Mantieni la lettera ordinatamente distanziata con paragrafi approssimativamente uguali.


Controlla l'ortografia e la grammatica. L'ortografia e la grammatica errate possono influire negativamente sull'immagine del reclamo. Assicurati di controllare l'ortografia sul tuo computer prima di stampare la lettera o di averla letta a qualcun altro prima di inviarla.

Aspetta che finisca il tempo che dai. Sii paziente e non fare nient'altro fino a quando il tempo che dedichi nella tua prima lettera è scaduto. Se non hai ricevuto una risposta anche dopo la scadenza, puoi verificare se la tua lettera è stata ricevuta per telefono o e-mail. È sempre meglio pensare positivamente all'azienda.
Se non hai ancora ricevuto o ricevuto alcuna informazione sulla tua lettera ma il risultato non era quello che volevi, puoi inoltrare il tuo reclamo a un punto più alto della gerarchia.

Procedere attraverso la sequenza gerarchica. Se non riesci nelle riunioni con il responsabile del servizio clienti, prova a scoprire chi è la persona successiva e raggiungili durante la gerarchia. Ogni volta che sali, aggiungi la corrispondenza che hai effettuato nel livello precedente (dal rappresentante del cliente al capo, dal vicepresidente al CEO). Ciò informerà il nuovo rappresentante dell'azienda e probabilmente risolverà il problema in modo non contestato.
È meglio iniziare prima con il servizio clienti piuttosto che raggiungere direttamente la persona migliore. Ciò è dovuto al fatto che il servizio clienti è più abituato a gestire tali reclami e che le lettere inviate al CEO saranno probabilmente rispedite a questo dipartimento.
In tal caso, il personale del servizio clienti potrebbe essere prevenuto per tentare di schiacciarli e contattare i loro supervisori.
Se stai scrivendo una lettera al CEO o al Direttore Generale, ricorda che l'articolo dovrebbe essere più chiaro, più conciso e ben scritto, poiché non sapranno in anticipo dell'evento.

Se si desidera intraprendere un'azione legale, consultare un avvocato. Gli avvocati conoscono la procedura. Ricorda che ricorrere a rimedi legali dovrebbe essere l'ultimo e che sarà una cosa negativa da menzionare nella tua lettera e allo stesso tempo frustrerà il tuo reclamo. Inoltre, se si capisce che si sta bluffando, potrebbe capovolgere la situazione.
 
Top